#16 – Donner au stagiaire sa juste place

Quels sont les engagements de l’entreprise vis-à-vis d’un stagiaire ?

Le stagiaire est là pour apprendre. Autrement dit, il est là pour mettre en application dans le cadre de l’entreprise, des connaissances théoriques qu’il a acquises dans sa formation.

C’est généralement sa première expérience du monde de l’entreprise, c’est-à-dire qu’il va vivre la découverte d’un nouveau milieu, différent de ceux qu’il a connu jusqu’à présent (ex : milieux familial, amical ou étudiant). Pour ce faire, l’engagement de l’entreprise se tient en deux points :

Accompagner le stagiaire dans la compréhension de ce nouveau cadre et de ce qu’il y a derrière la notion de contrat de stage.

Illustrer du mieux possible les meilleures pratiques en terme managérial, de façon que ce stagiaire puisse développer les bons réflexes professionnels.

Comment l’entreprise doit-elle accueillir et intégrer le stagiaire ?

Même s’il est jeune, nous sommes dans un cadre contractuel entre adultes responsables, et non pas enfant/parent.

Donc, il y a des droits et des devoirs, de la part de l’entreprise mais aussi de la part du stagiaire.

Le stagiaire doit avoir à l’esprit que le travail, ce n’est pas que du plaisir, et que comme dans le cadre de toute mission, il y a toujours des parties plus rébarbatives, mais surtout des engagements à tenir.

L’entreprise se doit donc d’accueillir le stagiaire avec une fiche mission reprenant le cadre contractuel, une description de poste, comme si on l’intégrait en tant que salarié. Il est important de lui communiquer également les attendus en termes de résultats et de comportements, le cadre de délégation, le cadre de proactivité.

Et, l’entreprise doit intégrer le stagiaire de façon respectueuse cela veut dire que son arrivée est annoncée, anticipée vis-à-vis de l’équipe à laquelle il est présenté, mais également vis-à-vis de lui. L’entreprise se met à sa place pour que cette intégration soit la plus efficiente possible.

Comment l’entreprise doit-elle préparer l’arrivée du stagiaire dans l’entreprise ?

Préparer l’arrivée du stagiaire, au-delà de la définition de la mission et de l’annonce à l’équipe, c’est tout simplement prévoir un appel téléphonique ou un contact via mail, réalisé directement par le tuteur de stage ou le RH quelques jours avant le début du stage.

L’objectif est d’installer un cadre de confiance avec le stagiaire en lui indiquant les codes dans l’entreprise, en se rendant accessible pour qu’il pose ses questions qui lui sont nécessaires pour réussir son intégration et sa mission.

Le tuteur de stage, le manager, doit être en ouverture.

Comment préparer le tuteur à accueillir le stagiaire ?

La mission de stage s’inscrivant dans un service, le tuteur manager choisi est généralement la personne dont la fonction est la plus proche de cette mission.

Cependant, il est important de prévenir ce tuteur de l’exigence de son rôle, de s’assurer qu’il en ait l’envie et la prise de recul nécessaire.

Lorsqu’on accompagne un salarié qui a déjà l’expérience de l’entreprise, la personne est autonome.

Dans le cas d’un stage, afin de donner envie au stagiaire de poursuivre une carrière dans le monde de l’entreprise, le tuteur manager doit :

  • Avoir envie d’être pédagogue, de transmettre l’esprit positif qu’il y a dans le monde de l’entreprise.
  • Avoir la capacité d’accueillir des remarques parfois un peu surprenantes du stagiaire non pas en le jugeant, mais en ayant suffisamment d’ouverture d’esprit pour accepter ce changement de regard.
  • Avoir la capacité de se questionner, sur le sens et la pertinence de ces remarques ; de se remettre en cause, d’accepter d’être challenger.
  • Avoir du temps :
    • Prévoir dans son agenda des points réguliers au moins une fois par semaine pour mesurer les avancées sur la mission, répondre aux questions que le stagiaire pourrait avoir, l’aider à se questionner pour développer sa proactivité, développer sa capacité d’autonomie, développer sa capacité relationnelle, etc.
    • Emmener le stagiaire dans des réunions, même si c’est au-delà de la mission, pour qu’il observe.

Généralement, les stagiaires sont confiés en premier poste de management.

Il est donc important que les RH et/ou les N+2 soient présents, pour répondre aux questionnements de ce jeune manager et s’assurer que les meilleures grilles de lecture soient transmises.

Quel feedback réaliser auprès du stagiaire ?

Le feedback est nécessaire pour le stagiaire du fait qu’il est en apprentissage pour sa formation et son diplôme. Et le feedback du stagiaire est aussi clé pour l’entreprise.

En complément des points hebdomadaires de situation et d’avancement, il peut y avoir des points plus formels en milieu et/ou fin de stage.

Dans ces points plus formels, l’objectif est d’accueillir le rapport d’étonnement du stagiaire et de lui apprendre à prendre du recul, en lui demandant par exemple : Qu’est-ce qui t’a surpris ? À quel moment penses-tu avoir pu apporter de la valeur ajoutée ? Quelles sont les compétences sur lesquelles tu t’es appuyé ? Quelles sont les difficultés que tu as rencontrées ? Quelles sont les ressources que tu a mises en place pour essayer de dépasser ces difficultés ? Quel est ton rapport d’étonnement par rapport à l’entreprise ? Qu’est-ce qui fonctionne selon toi ? Qu’est ce qui dysfonctionne ? Qu’est-ce qui est fluide sur les relations, sur les process ? Qu’est-ce qui t’a étonné, surpris ? Qu’est-ce que tu as apprécié, moins apprécié ?

Le but est de questionner le stagiaire non pas sur une analyse rationnelle de consultant, mais sur son ressenti pour comprendre ses perceptions, afin de les objectiver et d’en tirer des plans d’actions pour lui ou pour l’entreprise.

Un autre objectif de ces points est de faire un feedback au stagiaire pour qu’il puisse se développer.

Pour cela, il est important que durant tout le long du stage, le tuteur manager ait observé la posture, les comportements relationnels, les comportements d’efficacité, la manière dont le stagiaire apprend, la manière dont le stagiaire a pris en compte un point d’amélioration. Ceci dans le but de faire un diagnostic, de mettre en lumière les acquis & forces du stagiaire mais également ses axes de développement sur des comportements que l’on appelle les « soft skills ».

Puis d’aller jusqu’au bout du feedback, comme nous l’évoquions dans notre podcast « Développer une culture du feedback », en amenant le stagiaire à réfléchir pour trouver un plan d’actions d’amélioration éventuel : Qu’est-ce tu en penses ? Qu’est-ce qui t’en a empêché ? Qu’est-ce qui t’a manqué ? De quoi aurais-tu eu besoin de ma part ? Et comment aurais-tu pu l’obtenir ? Qu’est-ce que tu aurais pu faire différemment ?  

Le but est d’installer un dialogue qui permet de prendre du recul sur les situations et de renforcer une dynamique positive d’apprentissage.

Les clés d’Ajadi

Accueillir un stagiaire c’est se questionner sur l’image qu’on souhaite renvoyer de l’entreprise, du management, pour permettre à des jeunes de trouver du sens dans le monde du travail.

Ainsi, les clés pour donner au stagiaire sa juste place :

  1. Être au clair sur la mission que l’entreprise se fixe par rapport au stagiaire, sur l’ambition, sur l’image.
  2. Préparer l’arrivée du stagiaire : clarifier la mission, le choix du tuteur, l’accueil et dégager du temps dans son agenda.
  3. Être au clair, en tant que tuteur manager, sur le rôle d’accompagnant que l’on veut avoir. Mettre en valeur le feedback donné – reçu et mettre en lumière les talents.
  4. Toujours en tant que tuteur manager, réaliser régulièrement au cours du stage une prise de recul afin d’analyser si ses propres comportements et réactions correspondent au rôle que l’on s’est fixé et à l’image qu’on souhaite produire.

Cet article est issu du podcast « Les Pratiques du Management », durant lequel Aurélie Durand répond chaque mois aux questions de Frédérique Roseau, Rédactrice en Chef à la Revue Fiduciaire.

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